A la mayoría de los
emprendedores sin experiencia les basta con ver viable el precio del
alquiler del local y su cuota de autónomos... pero hay que contar
con cada céntimo a la hora de hacer nuestro plan de negocio.
Yo no soy economista ni
asesora, pero lo cierto es que todos los “expertos” en
emprendimiento a los que acudí me dieron información genérica y
poco concreta o útil, así que con mi experiencia y rebuscando por
internet conseguí crear mi propio sistema.
Mi
consejo es que diferenciéis entre gastos fijos mensuales (incluyendo
el prorrateo de los gastos anuales y trimestrales) y gastos variables
según las ventas o ingresos.
Haciendo
vuestras cuentas en una hoja de cálculo ahorrareis tiempo y
trabajo. Si no tienes instalado en tu ordenador ningún programa que disponga de hoja de
cálculo, busca en google “openoffice”
y descárgatelo: es muy sencillo de utilizar y es gratis. Y sino,
puedes hacerlo a mano con hoja y boli.
Haz
dos tablas: una para los gastos fijos y otra para los variables (en éstos profundizaré en otra entrada).
A
la tabla de los gastos fijos ponle 4 columnas: en la primera irás poniendo la
denominación del gasto, en la segunda el importe mínimo, en la
tercera el máximo, y en la cuarta el importe más probable. Habrá
gastos que puedas conocer con exactitud desde el principio, pero hay
otros que varían (por ejemplo, el recibo del agua), y conviene
conocer la horquilla de gasto mínimo-máximo en la que nos
moveremos.
La
lista de posibles gastos habituales sería:
El alquiler del local: ten en cuenta que con los impuestos
actuales a tu arrendador le pagarás el alquiler + el 21% de IVA –
el 21% del IRPF (que luego liquidarás trimestralmente)
El IRPF del alquiler que tendrás que pagar cada tres meses a
Hacienda: multiplica el alquiler por 0,21 y obtendrás el IRPF
mensual (por ejemplo: alquiler de 300€ x 0,21 = 63€ mensuales,
que pagarás acumulados cada tres meses -189€-)
Coste del aval bancario si te lo pidieron para el alquiler:
generalmente se paga alrededor de un 1,25% trimestral (sería un 5%
anual) y cada año tendrás que renovarlo volviendo a pagar la
comisión de formalización (entre un 0,75% y un 1,25%) y el notario.
La cuota del crédito o préstamo, en caso de que tuvieras que
pedirlo para iniciar tu negocio.
El recibo de electricidad: si el pago es bimestral divídelo.
En una oficina o comercio minorista no será muy elevado, pero en
hostelería y otros negocios en los que tengas maquinaria enchufada
puede ser un gasto muy importante.
El recibo del gas (si tienes)
El recibo del agua.
El impuesto de recogida de basura: pregunta en el ayuntamiento
cuanto será, porque depende del tipo de negocio, y divídelo entre
12 meses.
El impuesto de la contribución: debería pagarlo el dueño
del local, pero si tienes que pagarlo tú, divídelo también entre
12 meses.
El sueldo anual que quieras ponerte (¡sé realista!) dividido
entre 12 meses.
La cuota de autónomo que te corresponda: actualmente el
mínimo son 261,93€ pero depende de la base de cotización que
elijas y de tu edad, y además hay bonificaciones como por ejemplo la
cuota reducida de 52,37€ durante los primeros 6 meses si no
contratas a nadie, o la reducción del 50% durante 5 años si tienes
una discapacidad mínimo del 33%. Lo mejor es que consultes en la
Tesorería de la Seguridad Social el importe exacto que tendrás que
pagar según tus circunstancias. También tienes la opción de añadir un suplemento para
cubrir enfermedad profesional, accidente de trabajo y cese de
actividad que ronda los 30€ al mes, pero estudia primero si te
compensa más hacerte un seguro privado que lo cubra.
Si necesitas contratar a un empleado, consulta en el convenio
correspondiente qué sueldo mensual bruto con las pagas extra
prorrateadas y qué pluses tendrás que pagarle. Además calcula
sobre un 32% más para la Seguridad Social, unos 200€ anuales para
la prevención de riesgos (divididos en 12 meses)...
El seguro del local (que incluya también responsabilidad
civil): la mayoría de las veces el pago es anual, así que tendrás
que dividirlo entre 12 meses.
El teléfono fijo o móvil y el adsl o la fibra óptica:
compara bien los precios de las distintas compañías, porque hay
grandes diferencias. Tener conexión a internet en tu empresa es
básico, pero quizá no necesites un mogollón de megas... podrías
ahorrar si te ajustas a tus necesidades.
La cuota de la alarma del local: contrata este servicio sólo
si es realmente necesario.
La cuota de la asesoría contable y fiscal, y laboral si
tienes a alguien contratado. Si tienes que pagarles aparte por
hacerte la declaración de la renta o cualquier otra gestión,
prorratea también ese gasto.
Busca el banco que vaya a generarte menos gastos, pero en
ocasiones (ya sea por cercanía y comodidad, o porque te facilita la
financiación) es inevitable escoger una entidad en la que tengas que
pagar comisiones bancarias por mantenimiento de cuenta, alquiler o
mantenimiento del tpv, cuota de la tarjeta...
Cuenta con un pequeño presupuesto para la recarga de los extintores.
También tendrás que contar con un presupuesto para la reposición
de productos de limpieza, porque tengas el negocio que tengas,
y tengas las ventas que tengas, es primordial la higiene del local.
Estudia si te conviene formar parte de alguna asociación o
federación de empresarios, si tienes que pagar algún colegio
profesional... y averigua la cuota.
Si no sabes hacerlo tú mismo, tendrás que contratar el
mantenimiento del equipo informático y destinar un
presupuesto para posibles reparaciones. Y si utilizas software de
pago tendrás que tener en cuenta el prorrateo de la renovación de
las licencias... así que intenta que el software sea gratuito porque
ahorrarás bastante.
Si vas a dinamizar tu empresa a través de internet y las redes
sociales (¡yo no lo dudaría!), puedes crear tú mismo un blog
gratis y perfiles gratuitos en varias redes sociales... pero si te
decides a hacerlo más “profesional” tendrás que tener un
presupuesto destinado a tu dominio, el hosting de tu web, el coste de
tu página profesional en Facebook... y quizá te interese crear una
tienda virtual, que también tiene costes de mantenimiento.
Si vas a hacer publicidad a través del buzoneo o de cuñas en
la radio, si vas a poner publicidad en internet, piensa cual será tu presupuesto.
Si pones música tendrás que pagar a la SGAE...
Si tu negocio es una franquicia incluye si tienes algún
royalty fijo.
Y piensa en los gastos habituales propios de tu actividad: por
ejemplo, si vas a montar un negocio de hostelería tendrás que
contratar televisión de pago (sobre todo por los partidos de
fútbol), la suscripción a la prensa, la tasa
municipal por montar la terraza en la vía pública...
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